Должностная инструкция секретаря делопроизводителя. Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: образец
Многие директора не могут представить повседневную деятельность компании без секретаря-делопроизводителя. Этот работник выполняет многочисленные функции и решает возникающие задачи. Также оно взаимодействует с представителями других отделов предприятия в процессе своей деятельности. Права, обязанности, ответственность – это то, что прописывается в должностной инструкции этого специалиста.
Однако начинается любая должностная инструкция с общих положений. В общих положениях указывается следующая информация:
- секретарь-делопроизводитель относится к группе технических исполнителей;
- процедура назначения осуществляется посредством издания приказа от имени гендиректора (то же касается процесса, когда этот специалист освобождается от должности);
- находится в подчинении непосредственно у гендира (иногда у зав канцелярии или начальника обеспечения документацией);
- для назначения необходимо иметь высшее образование и иметь знания не только по специальности, но еще и по программному обеспечению, с которым ведется ежедневная работа.
Также в общих положениях должностной инструкции устанавливается, что в процесс деятельности секретарь-делопроизводитель руководствуется должностной инструкцией, локальными НПА, уставом и приказами руководства.
Основные функции секретаря-делопроизводителя
Каждому предприятию нужен хорошо организованный документооборот. Поэтому на большинстве предприятий есть такой служащий, как секретарь-делопроизводитель. Список основных функций можно привести следующим образом:
- обеспечение учета документов;
- регистрация поручений руководства и контроль за их исполнением;
- информационное и справочное обслуживание по вопросам документации.
Таким образом, этот человек занимается делопроизводством и ведет основные канцелярские дела. Все, что связано с документацией, находится в полномочиях данного специалиста. Нередко такую должность еще называют секретарем-референтом.
Секретарь-делопроизводитель - должностные обязанности
Основные обязанности секретаря-делопроизводителя – это прием корреспонденции и ее перенаправление в конкретные подразделения. Создание баз данных, оформление регистрационных карточек, учет и отправка документации – все это тоже причисляется к обязанностям этого специалиста.
Данный работник заботится о возможности быстро найти документ по требованию начальника или представителей любых других подразделений. Сдача в архив документальных материалов и обеспечение их сохранности тоже ложится на плечи этого специалиста.
Также традиционно секретарям в должностную инструкцию вписывают такие обязанности: регулярное повышение квалификации и прохождение медосмотра в соответствии с графиком.
Права
Каждый секретарь-делопроизводитель имеет право на то, чтобы знакомиться с проектами своего начальства и руководителей других подразделений, с которыми он взаимодействует. Это касается, прежде всего, тех приказов, которые относятся к его деятельности.
Также в должностных инструкциях есть упоминание права на внесение предложение по улучшению работы. Запрос на помощь от руководителей других подразделений в виде информации или документов – это еще одно право, указанное в должностной инструкции.
Секретари-делопроизводители могут предъявлять требования по всяческому содействию для исполнения их же обязанностей (например, по привлечению других сотрудников). Не стоит забывать и о праве на различные социальные гарантии и льготы, если человек может на них претендовать согласно законодательству. В должностную инструкцию включается и право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, а также на защиту его профессионального достоинства.
Ответственность
На предприятиях секретарь-делопроизводитель несет ответственность за свои действия. Если он будет исполнять обязанности некачественно или не будет их исполнять в принципе, то мера ответственности будет установлена в соответствии с ТК РФ. Ответственность предусмотрена и при несоблюдении приказов, и при разглашении конфиденциальной информации, и при нарушении правил по технике безопасности.
С кем секретарь-делопроизводитель взаимодействует в процессе своей деятельности?
В процесс деятельности этот специалист взаимодействует с целым рядом подразделений, которые функционируют на предприятии. Точный перечень зависит от конкретной организации. Например, в учебных учреждениях делопроизводитель взаимодействуют с обслуживающим, административным и педагогическим персоналом. Наиболее тесное сотрудничество он ведет с руководителями подразделений.
Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.
Где работает делопроизводитель
Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.
Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот , за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.
Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся : регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.
Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.
Чем отличается от секретаря
На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.
В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.
Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.
Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:
- прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
- организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
- регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
- обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
- выполнение мелких поручений директора;
- контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
- организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.
Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя . Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой .
Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.
Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм .
Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия . Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.
Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.
В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:
- Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
- Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
- Ведение конструктивной переписки;
- Создание документальной базы предприятия;
- Ведение бумажного и электронного реестра;
- Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
- После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
- Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
- Рассылка деловой переписки по адресатам;
- Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
- Составление архива.
Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.
Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции .
Требования к сотруднику
Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.
От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:
- великолепная память;
- дотошность и терпеливость;
- аккуратность;
- самообладание;
- деловой стиль общения;
- само организованность и самодисциплина;
- педантичность;
- высокая концентрация внимания;
- эмоциональная устойчивость;
- высокий уровень ответственности.
Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:
- высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
- умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
- знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
- умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
- опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
- знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).
Важные положения должностной инструкции
При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях . Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.
Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.
Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.
Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:
- Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
- Функциональные обязанности работника.
- Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
- Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
- Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.
Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.
Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.
Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором , но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.
Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:
- иметь среднее профессиональное или высшее образование;
- в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
- отлично обращаться с любыми видами оргтехники.
В чем заключается работа секретаря?
Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:
«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!
Почему так?
Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.
Этот объем работы включает в себя такую деятельность:
- обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
- формирование рабочего графика руководства;
- обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
- организация совещаний и приема посетителей;
- составление и оформление документов;
- ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
- обработка и учет исходящих и входящих документов;
- контроль над исполнением документов;
- архивация документации;
- ведение реестров документооборота.
Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.
Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.
Составление инструкции секретаря-делопроизводителя должно основываться на Квалификационном справочнике должностей, который был утвержден постановлением №37 Министерства труда от 21 августа 1998 года.
Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:
- Основные положения.
В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:
- Права секретаря-делопроизводителя.
В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.
В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:
- определение сферы вопросов , при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
- согласование на подписание документов определенной значимости;
- степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
- описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.
- Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.
В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.
На каждом предприятии или организации перечень основных видов работ секретаря-делопроизводителя прописывается, исключительно, исходя из производственных потребностей.
В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:
- требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
- четкое оформление и составление документов;
- правильное обеспечение архивации документов;
- работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.
- Ответственность секретаря-делопроизводителя.
Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.
Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.
В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.
- Приложения.
Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.
Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:
- справочный материал , необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
- образцы подписей руководства, печатей и штампов;
- формы журналов документооборота;
- примеры оформления документов и прочее.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.
Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример
- Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
- Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
- На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.
Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.
- Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.
Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.
- В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
- Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.
- Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.
Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:
- Организация делопроизводства.
- Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.
- Должностные обязанности.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:
- Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
- Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
- Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
- Работает с входящими документами , т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
- Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
- Ведет книгу приказов по школе.
- Ведет реестр учета трудовых книжек.
- Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
- Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.
- Права.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:
- Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
- Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
- Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
- Визировать все документы , которые связаны с управленческой деятельностью школы.
- Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
- Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
- Постоянно повышать уровень своего самообразования.
- Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.
- За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
- За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
- За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения , работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.
Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.
Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.
План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.
В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.
Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.
Важная должность
Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.
Сложный документальный контроль
Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:
- ведение деловых переписок управляющего звена;
- формирование структурированной документационной базы;
- контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.
Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.
Различие обязанностей в небольших и больших компаниях
Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, - это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.
Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику
Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.
На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.
Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.
Какие организации не обходятся без делопроизводителей
Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.
Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.
В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.
Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель
- Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
- Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
- Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
- Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
- Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы "на потом", потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.
4 причины разработать должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя
Секретарь и делопроизводитель - это разные профессии. Каждая из них предполагает выполнение специфических задач и обязанностей. На крупных предприятиях, секретарь и делопроизводитель включены в штатное расписание как отдельные единицы. В небольшой компании совмещать эти обязанности может один человек, должность которого в штатном расписании будет называться «секретарь-делопроизводитель».
В этом случае весь объем работы выполняет один человек на постоянной основе. Это означает, что перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя должен быть оговорен в одном документе, например, в трудовом договоре.
Но и для самого сотрудника, и для работодателя будет гораздо удобнее, когда функционал, права и обязанности такого универсального специалиста будут утверждены должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя.
Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции
Должностная инструкция не входит в число тех документов, наличие которых Трудовым кодексом установлено как обязательное.
4 причины разработать инструкцию секретаря-делопроизводителя
- Это позволит осветить все вопросы, касающиеся работы секретаря-делопроизводителя, в одном документе.
- Должностную инструкцию можно оперативно изменить и дополнить, не испрашивая на это согласия самого специалиста и не оформляя эти корректировки дополнительным соглашением.
- Подпись специалиста в листе ознакомления с должностной инструкцией – законное основание требовать от него выполнения всех положений этого документа.
- И работник, и работодатель всегда могут доказать свою правоту, ссылаясь на положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, в случае возникновения конфликта или трудового спора.
Кто составляет должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя
В общем случае разработкой таких локальных регламентов как должностные инструкции занимаются начальники соответствующих структурных подразделений. И, если на предприятии создан отдел секретариата, инструкцию должен разрабатывать руководитель этого отдела.
В небольшой компании, где секретарь-делопроизводитель находится в прямом подчинении директора, эту работу, как правило, поручают сотруднику или руководителю кадровой службы. При этом должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, образец или проект документа должна быть согласована с руководителем кадровой и юридической службы, отдела труда и зарплаты.
Кто утверждает инструкцию
Чтобы должностная инструкция секретаря-делопроизводителя стала юридически значимым документом и ее требования были обязательными для исполнения, документ нужно утвердить.
Утверждение инструкции происходит одним из двух способов:
- В реквизитах документа прописывают «Утверждаю», а также указывают должность сотрудника, имеющего соответствующие полномочия. Руководитель ставит там свою подпись.
- Издают приказ об утверждении и введении в действие должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.
Приказ об утверждении должностной инструкции
Что включить в должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя
Универсального формуляра для должностных инструкций в законодательстве нет. В практике применения таких документов уже сложились определенные требования к структуре и содержанию этого регламента. Они универсальны, но работодатель вправе добавить или объединить какие-то разделы, адаптировать положения к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя к организационной специфике предприятия.
Например, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может регламентировать только какое-то одно из направлений деятельности. Так, секретарь может отвечать исключительно за обработку исходящих или входящих документов.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Существенно облегчит составление должностной инструкции использование нормативных документов, таких, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», профтандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и «Специалист по управлению документацией организации». Скачать эти документы вы можете
Структура должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Рассмотрим структуру этого документа по тем разделам, которые рекомендуется включить в него:
- Общие положения
В этом разделе следует указать полное наименование должности в соответствии с наименованием в штатном расписании. Кроме этого, перечислить задачи и цели, для выполнения которых создана должность. Как правило, в раздел включают перечень нормативных актов и документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.
- Квалификационные требования к должности секретаря-делопроизводителя
Эти требования можно изложить в отдельном разделе или включить их отельным пунктом в предыдущий раздел. Требования к опыту, образованию и квалификации с учетом сложности выполняемой работы приведены и в Квалификационном справочнике, и в профстандартах.
- Должностные обязанности
Подробно эти обязанности изложены в профстандартах. Эксперты рекомендуют разбить выполняемые функции по основным направлениям деятельности, например:
- ведение документооборота;
- первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции;
- диспетчеризация телефонных звонков;
- контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов;
- организация текущего и архивного хранения документов компании.
- Права и ответственность
В этом разделе необходимо ограничить зоны ответственности работника, подробно прописать его полномочия, чтобы они были достаточными и обеспечивали возможность требовать с сотрудников выполнения исполнения дисциплины.
- Взаимодействие по должности
В разделе установите источники получения и передачи разных типов документации, укажите информационные источники, которыми вправе пользоваться секретарь-делопроизводитель.
- Порядок и сроки пересмотра должностной инструкции
Как внести изменения в должностные инструкции
Опирайтесь на следующие варианты разработки должностных инструкций:
- должностная инструкция - приложение к трудовому договору;
- должностная инструкция - самостоятельный документ и один из локальных нормативных актов организации.
Иногда изменения в должностную инструкцию связаны с изменением условий трудового договора. Тогда надо заблаговременно письменно уведомить об этом работника. И только после его согласия внести изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, внесите одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию. Для этого оформите дополнительное соглашение.
Что учесть при составлении должностной инструкции
Чтобы должностной регламент не стал формальным документом, а наоборот, активно использовался в работе секретарем-делопроизводителем, к его разработке должны быть привлечены профессионалы. К ним относятся сотрудники, имеющие опыт работы как делопроизводственный, так и административный.
По своей сути, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна стать подробным технологическим описанием и содержать ответы на любой вопрос, касающийся правильного выполнения трудовой функции сотрудника, занимающего эту должность.
В регламенте необходимо подробно отразить ту часть организационной структуры предприятия, на которую распространяется деятельность секретаря-делопроизводителя. Это позволит ему четко понимать, с кого и что он имеет право требовать, кому он должен подчиняться.
Чем подробнее будут описаны функции по данной должности, тем легче секретарю будет понять, что конкретно от него требуется. Это особенно важно, если встанет вопрос о том, насколько добросовестно сотрудник относится к своим обязанностям.