Дефектная ведомость на ремонт оборудования образец. Дефектная ведомость образец
Дефектная ведомость - это документ, который необходимо заполнять, если обнаружены изъяны, дефекты, брак и прочие недостатки продукции, товара. Которые предоставлены покупателю от поставщика товаров или услуг.
Как правило, недостатки можно обнаружить в процессе эксплуатации или осуществления контроля качества товара или услуги, который осуществляется поставщиком или потребителем.
Сегодня, мы подробнее расскажем о том, как составить данный документ и на нашем сайте вы сможете скачать образец дефектной ведомости.
Дефектная ведомость - образец
Дефектная ведомость, образец, которой вы сможете найти на нашем сайте, составляется по индивидуальной форме, связано это с тем, что законодательством России, не установлен конкретный образец.
Но, несмотря на это, при разработке бланка, необходимо соблюдать некоторые пункты оформления документа, чтобы он был корректен и в случае неисполнения ряда обязательств от поставщика, принимался в суде.
Дефектная ведомость, образец, которой должен содержать некоторые обязательные пункты, часто составляется на бланке организации. Итак, что должно отражаться в данном документе? Поговорим об этом далее и детальнее рассмотрим, что же такое дефектная ведомость. Итак:
- Операция, которая относится к хозяйственной части организации должна сопровождаться дефектной ведомостью.
- Дефектная ведомость - это первейший документ в бухгалтерии любой организации, необходимый для составления претензии, если поступила продукции с браком.
- Требуется детально указать все реквизиты организации, а в частности - полное наименование организации, адрес местонахождения, контакты, дату и место оформления документа, наименование, описание операции, а также указать ответственных лиц, документ скрепляется печатью и подписями сторон. Более того, все первичные документы, надлежит оформить в строгом соответствии с законодательством страны.
- Первичные документы могут подписывать директор компании и бухгалтер, а составляться документ должен исключительно в момент проводки хоз.операции, либо сразу же после нее завершения.
- В документе не должно быть помарок, зачеркиваний и исправлений.
- Первичные документы нужно отражать в журналах учета и в книге сводки.
- Все электронные документы должны быть продублированы на бумажном носителе.
- Изъять документацию организации имеет право только надзорный или контролирующий орган.
Отметим, что грамотное оформление документа необходимо, так как силу данный документ будет иметь, только тога, если он правильно заполнен и соответствует правилам Законодательства страны.
Дефектная ведомость на ремонт
Если нужно произвести ремонт сооружения, здания, помещения или автомобиля, необходимо составить документ - дефектная ведомость на ремонт. Необходим этот документ, чтобы отразить все нужные работы и обозначить всех участников выполнения работ.
Прежде чем составлять образец дефектной ведомости на ремонт помещения или дефектную ведомость на ремонт автомобиля, образец которой есть на нашем сайте, следует произвести освидетельствование вида работ. Нужно пригласить эксперта, у которого есть оборудование, чтобы провести экспертизу, также у экспертов должна быть техническая документация и нормативные акты, на основе этих документов они и должны проводить осмотр объекта. Дефект - это отклонение от нормы. Требования прописаны в проекте, после проверки все данные сравниваются с действующими ГОСТами.
Если требуется отремонтировать или отреставрировать различные объекты, то следует составлять разные дефектовки, на каждый объект в отдельности. Дефектная ведомость помещения, образец должен быть единой формы, утвержденной в вашей компании, есть обязательные реквизиты, которые требуется указать в документах, эти реквизиты прописаны в Федеральном законе о бухгалтерском учете, в статье девять, пункт два.2
Дефектная ведомость — образец в строительстве
Дефектная ведомость — образец в строительстве, должен быть составлен на основании технической экспертизы. В ней следует указать дефекты конструкции, а также описать все мероприятия, которые необходимы для устранения дефектов и недостатков, указать материалы и трудозатраты. Лучше всего предоставить составление документа профессионалу, который имеет строительное образование и будет осуществлять ремонт.
Отметим, что именно по данному виду документа будет составляться дальнейшая смета на проведение ремонтно-строительных работ, именно поэтому важно составить грамотно дефектную ведомость и в обязательном порядке ее следует утвердить и подписать обеими сторонами.
Если есть существенные отличия между сметой и дефектной ведомостью помещения, следует написать обращение к подрядчику, который составлял данные документы и попросить разъяснить несоответствующие пункты, если разъяснения будут даны и подтверждены, то следует ответ от подрядчика также утвердить.
Дефектная ведомость на ремонт оборудования, образец которой вы также можете найти на нашем сайте и скачать, составляется по форме ОС-16. Данная форма заполняется в том случае, если поставщику оборудования следует сообщить о дефектах поставленного оборудования.
Форма на ремонт оборудования можно заполнять на разных стадиях эксплуатации оборудования. А в частности:
- В момент получения оборудования на склад потребителя, составляется дефектовка на основании акта приема - передачи, по форме ОС-14.
- При передаче оборудования на сборку, составляется на основании акта передачи по форме ОС-15.
- При работах по пуско-наладке
Если в процессе указанных этапов эксплуатации оборудования обнаружены недостатки, дефекты или повреждения, то нужно заполнить образец дефектной ведомости на оборудование по форме ОС-16. После заполнения документа, он отправляется поставщику или производителю с претензионным письмом, в в нем можно указать требования к замене или ремонту. Если же оборудование исправно, то приемка осуществляется и оформляется актом по форме ОС 1. Оборудование принимается в качестве основного средства.
Образец заполнения дефектной ведомости, должен быть утвержден организацией, часто составляется на фирменном бланке организации. Перечисляют все дефекты оборудования, помещения, автомобиля. Что касаемо дефектовки оборудования, то следует указать, в какой момент был обнаружен дефект.
Нужно также указать наименование дефекта, марку оборудования, когда была поставка на склад организации и когда была обнаружена неисправность.
Осматривать оборудование и составлять нужные документы при обнаружении недостатков должна специальная комиссия.
На основании дефектовки комиссия должна определить, что нужно сделать, чтобы устранить недостатки оборудования, какие сроки по устранению недостатков.
Документы должна быть подписана всеми заинтересованными сторонами. Еще нужно указать дату составления документа, наименования и контактные данные сторон, адреса местонахождения, дату и номер акта приема-передачи.
Дефектная ведомость автомобиля — образец
Как и остальные дефектная ведомость автомобиля, образец, которой утверждается организацией, составляется в произвольном порядке, где следует указать несколько обязательных пунктов, частности:
- Наименование документа
- Дата и место составления
- Марка и модель транспортного средства
- Государственный номер автомобиля, номера кузова, двигателя, шасси, данные ПТС, идентификационный номер,
- Год изготовления
- Наименование и описание дефектов
- Виды работ по устранению неполадок
- Стоимость выполнения и дата проведения работ
- Итоговая стоимость всех видов работ по устранению дефектов автотранспорта.
Отметим, что дефектная ведомость автомобиля следует подписать всеми заинтересованными лицами, а осмотр автомобиля для составления формы должен составлять профессионал с разрешением на проведение данного вида работ.
По дефектным ведомостям сметы составляются в тех случаях, когда характер ремонтных работ не требует разработки рабочих чертежей или при выборочном, когда необходимо выполнить небольшие работы по восстановлению отдельных
элементов конструкций и
Дефектная ведомость является документом, заменяющим проект, является частью сметной документации. Она составляется квалифицированными специалистами на основании визуального обслед ования всего здания или отдельных конструктивных элементов, инженерных сетей, прилегающих территорий и оборудования.
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ
Дефектные ведомости являются документом, заменяющим проект, являются частью локальных смет, составляются квалифицированными специалистами фирмы "АСТЕЛЬ-2" на основании визуального
обследования всего здания или отдельных конструктивных элементов, инженерных сетей, прилегающих территорий и оборудования.
2. На основании данных осмотра в обязательном порядке составляется опись дефектов, а на ее основе дефектная ведомость, содержащая описание работ по устранению данных дефектов.
3. В столбец 2 дефектной ведомости заносится:
Описание фактически выполняемых работ по устранению дефектов и неисправностей, выявленных в результате визуального осмотра основных элементов конструкции здания, сооружения, оборудования и пр.
Наименования материалов, используемых при производстве работ.
Марки оборудования заменяемого или вновь устанавливаемого (при наличии такового);
Прочая информация позволяющая определить правильность применения расценок.
4. Столбец 5 должен содержать подсчет объемов, отраженных в столбце 4.
5. Объем ремонтных работ подсчитывается по размерам ремонтируемых конструкций или их участков, определяемых по схемам и планам, в соответствии с правилами исчисления объемов работ.
6. При необходимости к дефектной ведомости прикладываются схемы , планы с указанием размеров и подсчеты объемов, если они достаточно велики.
7. Перечень выполняемых работ вписывается в дефектную ведомость с соблюдением технологической последовательности их выполнения.
При наличии усложняющих условий производства работ или других факторов влияющих на выполнение работ, их необходимо прописывать в дефектной ведомости дополнительно.
8. Дефектная ведомость должна содержать сведения о составители с обязательным указанием должности и расшифровкой подписи.
9. Дефектная ведомость должна быть согласована специалистом со стороны «Заказчика», отвечающим за виды и объемы работ.
В случае замены оборудования, элементов инженерных сетей (отопление, вентиляция, водопровод и т.д.) на новые, дополнительно необходимо прикладывать его перечень согласованный специалистом осуществляющим обслуживание данных сетей, утвержденный руководителем учреждения, структурного подразделения и пр.
10. Дефектная ведомость в обязательном порядке утверждается «Заказчиком» (руководителем учреждения, структурного подразделения и пр).
Дефектная ведомость – это акт визуального осмотра помещения (объекта), подлежащего ремонту. Документ является обоснованием расходов организации на ремонт соответствующего помещения (объекта).
Дефектная ведомость составляется обычно в форме таблицы. В таблицу включается перечень дефектов, виды работ по их устранению с указанием единиц измерения и объемов.
Дефектная ведомость является основным документом для последующего составления локальных смет.
Дефектная ведомость используется как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности. Поскольку унифицированной формы дефектной ведомости нет, то при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», предъявляемыми к обязательным реквизитам первичного учетного документа, а именно:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Организация может составлять дефектную ведомость на своем фирменном бланке. При этом следует руководствоваться следующими требованиями:
Обязательное оформление оправдательных документов для каждой хозяйственной операции;
Не допускаются исправления. Если же данная мера необходима, то исправления следует согласовать с лицами, чьи подписи проставлены на документах. В таком случае необходимо указать дату корректировки данных на первичных документах;
Документы в обязательном порядке должны быть составлены на бумажных носителях. Если же их составление было произведено на машинном носителе, следует сделать бумажные копии данных экземпляров.
Дефектная ведомость считается надлежаще составленной только в том случае, если соответствует всем вышеперечисленным условиям, предъявляемым к первичным документам бухгалтерского учета, и не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.
Дефектная ведомость формируется и подписывается комиссией в составе председателя и членов комиссии. Утверждается либо руководителем организации, либо уполномоченным лицом.
Для наименования работ, включенных в дефектную ведомость, рекомендуется использовать формулировки из сборников единичных расценок. В дефектной ведомости необходимо отражать все подробности и перечислять все участки или детали, подлежащие ремонту. В качестве приложений рекомендуется использовать схемы, чертежи, фотографии и т.д., подтверждающие состояние помещения (объекта), подлежащего ремонту.
Обмерные работы.
- ОБМЕРЫ ПРОМЫШЛЕННЫХ И ГРАЖДАНСКИХ ЗДАНИЙ И ИХ ОТДЕЛЬНЫХ КОНСТРУКТИВНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ.
- ОБМЕРЫ ВНУТРЕННИХ СЕТЕЙ ТРУБОПРОВОДОВ РАЗЛИЧНОГО НАЗНАЧЕНИЯ.
- ОБМЕРНЫЕ РАБОТЫ ПО ЭЛЕКТРОСЕТЯМ И РАЗМЕЩЕНИЮ ЭЛЕКТРООБОРУДОВАНИЯ.
- ОБМЕРЫ ГИДРОТЕХНИЧЕСКИХ СООРУЖЕНИЙ.
- СОСТАВЛЕНИЕ ОБМЕРНЫХ ЧЕРТЕЖЕЙ.
- НАЗЕМНАЯ СТЕРЕОФОТОТОПОГРАФИЧЕСКАЯ СЪЁМКА ФАСАДОВ И ИНТЕРЬЕРОВ ЗДАНИЙ И СООРУЖЕНИЙ.
- ТОПОГРАФИЧЕСКИЕ ОБМЕРНЫЕ РАБОТЫ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ ПОДЪЕЗДНЫХ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ ПУТЕЙ И ТЕХНИЧЕСКО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ АКТОВ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ СТАНЦИЙ.
- ФИКСАЦИЯ ТРАСС ВОЗДУШНЫХ И ПОДЗЕМНЫХ СУЩЕСТВУЮЩИХ КАБЕЛЬНЫХ ЛИНИЙ, СВЯЗИ, РАДИО И УЛИЧНОГО ОСВЕЩЕНИЯ.
Обследование
Состав и объём работ по ремонту помещений определяются на основании обследования технического состояния.
Состав и объем работ по ремонту зданий и сооружений, согласно пункту 5.1 ГОСТ 31937-2011 "Здания и
сооружения. Правила обследования и мониторинга технического состояния"
(документ включен в "Перечень
национальных стандартов и сводов правил, в результате применения которых на обязательной основе обеспечивается соблюдение требований Федерального закона "Технический регламент о безопасности
зданий и сооружений"), устанавливается на основании обследования технического состояния .
Результатом такого обследования может являться «Акт обследования технического состояния
…».
Дефектный акт на ремонт легкового или грузового автомобиля представляет собой документ первичного учета, который оформляется на основании заключений экспертной комиссии. Этот бланк заполняется при осмотре автотранспортного средства с целью фиксации выявленных механических дефектов. Его используют автомастерские при проведении полного ремонта авто, так как документ содержит рекомендации по устранению всех повреждений. Страховые компании также задействуют дефектный акт, образец которого расположен ниже, в качестве определяющей основы при исчислении стоимости восстановительных работ.
Дефектный акт на ремонт автотранспортного средства, образец которого размещен в конце статьи, должен содержать следующие данные:
- название организации, которая уполномочена провести осмотр автотранспортного средства;
- наименование составляемого документа;
- дату проведения экспертизы автомобильного транспорта;
- ФИО всех членов комиссии (они в обязательном порядке назначаются приказом руководителя, после согласования с бухгалтером);
- полный перечень выявленных в процессе осмотра машины повреждений;
- все технические и регистрационные данные автомобиля;
- виды необходимых ремонтных работ;
- выводы всех членов комиссии;
- принятое экспертами решение;
- подписи всех членов экспертной комиссии
- печать организации.
Важно! К документу, в котором находится заключение экспертной комиссии, в обязательном порядке прилагается специфика запасных частей. Это дефектовочная ведомость, на основании которой проводится списание всех расходных материалов, которые будут использоваться во время полного или восстановительного ремонта автомобиля.
Особенности
Акт на ремонт автотранспортного средства, который составляется экспертной комиссией, не содержит никаких суммовых показателей. В этой форме, образец которой находится немного ниже, присутствуют только виды предстоящих работ, место выявленной поломки и количество дефектов. В дальнейшем специалисты, используя этот бланк, составляют смету расходов, в которой указываются и цены и итоговая сумма проведенных ремонтных работ.
Полномочия комиссии
Эксперты, входящие в состав комиссии, проверяют каждый узел и конструкционный элемент автотранспортного средства, с целью выявления механических повреждений. Все эти данные (если большой перечень дефектов) могут отражаться в отдельном бланке-приложении к дефектному акту. Дефектовочная ведомость (дополнение к основному документу), образец которой находится ниже, также составляется в свободной форме на листе бумаги (может использоваться компьютерная техника) и содержит перечисление поломок в виде таблицы, или списка.
Внимание! В связи с тем, что российским законодательством не утверждена форма этого бланка, субъекты предпринимательской деятельности могут самостоятельно определять, какой внешний вид будет у документа. В большинстве случаев эксперты описывают все выявленные повреждения на фирменном бланке организации, который содержит необходимые для заполнения графы и колонки.
Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при ппроведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.
В частности:
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Указанные положения также должны быть применены при разработке в орагнизации собственной формы дефектной ведомости.
В.А.Барковец
Что предпринять? Если первоначальная стоимость компьютера была 40 тыс. руб. либо меньше, значит, в налоговом учете его учли в составе материалов. Тогда и стоимость ремонта нужно отразить как ремонт материалов в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если же компьютер стоил более 40 тыс. руб., тогда в налоговом учете он является основным средством (ст. 257 НК РФ). Соответственно, расходы на ремонт основных средств при "упрощенке" можно учесть на основании пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Главное и в том, и в другом случае - это правильно оформить документы, подтверждающие неисправность техники и, соответственно, обоснованность расходов.
Если у вас "упрощенка" с объектом "доходы". Расходы при налогообложении вы не учитываете, в том числе и на ремонт оргтехники. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.
Для того чтобы инициировать ремонт компьютера, системный администратор или другой технический специалист вашей компании должен оформить акт осмотра компьютера и зафиксировать в нем выявленные недостатки и необходимые действия для их устранения. Например, такие как замена комплектующих, удаление вирусов, установка программного обеспечения, диагностика жесткого диска. На основании этого акта нужно составить дефектную ведомость, указав в ней, какие следует элементы заменить, чтобы компьютер исправно работал.
Унифицированной формы дефектной ведомости нет. Поэтому вам нужно разработать ее самостоятельно и образец бланка утвердить приказом в качестве приложения к учетной политике. За основу можно взять форму N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования". Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. В дефектной ведомости нужно описать неисправности и повреждения компьютера и указать, какие работы необходимы для его восстановления (см. рисунок). После того как ведомость оформлена, руководитель должен издать приказ о проведении ремонта. В приказе нужно указать, каким способом будет отремонтирован компьютер: собственными силами или с привлечением подрядной организации. Как правило, несложный ремонт делают свои же специалисты. Далее надо составить смету расходов на ремонт, а в ней указать все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость. Также понадобятся документы, подтверждающие покупку материалов (накладные, товарные чеки) и оплату (кассовые чеки). Если ремонт будет проводить сторонняя фирма, то с ней нужно заключить договор подряда.
Обратите внимание! Дефектная ведомость подтвердит наличие неисправности в компьютере и обоснованность ремонта.
И только после того, как все документы будут оформлены и ремонт оплачен, можно списать затраты при УСН (п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Решение вопроса о том, по какому основанию списывать расходы, зависит от первоначальной стоимости компьютера.
Вариант N 1. Компьютер был учтен в составе материалов
В большинстве случаев компьютер стоит не более 40 тыс. руб. Соответственно, его можно рассматривать как материалы и в момент ввода в эксплуатацию полностью списать на расходы при УСН (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Затраты на ремонт такого компьютера прямо не указаны в закрытом перечне расходов. Однако стоимость самих заменяемых деталей можно учесть в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Причем списать подобные расходы по замене деталей можно сразу после подписания акта выполненных работ и оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Памятка. В зависимости от первоначальной стоимости компьютера он может быть как материалом, так и основным средством.
Что касается оплаты работ по починке компьютера, то их также можно включить в налоговую базу при УСН. Причем если вы заключили договор со сторонней компанией или физическим лицом, не состоящим в штате, то оплата этих услуг будет признаваться материальными тратами (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если же ремонтом занимаются работники вашей компании, то выплаченные им суммы являются расходами на оплату труда. А такие затраты списывают в полном объеме согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Вариант N 2. Компьютер является основным средством
Если компьютер стоит дороже 40 тыс. руб., значит, он является амортизируемым имуществом (ст. 257 НК РФ). И к налоговому учету при УСН его нужно было принять в качестве основного средства. Тогда стоимость ремонта списывается как затраты на ремонт основных средств (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Соответствующую запись в Книге учета доходов и расходов можно делать сразу после того, как запчасти куплены, работы выполнены и оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
И тут нужно обратить ваше внимание на такой момент. Как правило, когда из строя выходит какая-либо деталь компьютера, для ремонта покупают элементы уже следующего поколения. И налоговики могут посчитать, что такая замена уже не ремонт, а модернизация, которую нужно включать в первоначальную стоимость объекта.
Понятно, что такой способ учета невыгоден и неудобен. И те налогоплательщики, которые спорили с инспекторами, в судах подобные дела выигрывали.
Однако, даже если вам такую претензию предъявят, доводить дело до спора или судебного разбирательства совсем необязательно. Ведь при "упрощенке" действует особый порядок списания стоимости основных средств, приобретенных во время применения спецрежима, - они полностью включаются в затраты в первый год использования (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому, даже если компьютер серьезно модернизирован, с точки зрения налогового учета этот факт не сильно будет отличаться от ремонта, поскольку все расходы и там и там можно будет списать в течение года. С той лишь разницей, что ремонтные траты записываются в Книгу учета доходов и расходов единовременно. А цена модернизации, включенная в первоначальную стоимость основного средства, будет перенесена на расходы равными долями поквартально. То есть решение о том, что вы провели - ремонт или модернизацию, может отразиться лишь на размере авансовых платежей по УСН. А вот на размер налога, начисленного по итогам года, - не повлияет.
Однако лучше, конечно, слово "модернизация" нигде не использовать и все замены элементов компьютера проводить как ремонт, оформив для этого те документы, о которых мы рассказали выше. Тем более что в сфере компьютерных технологий все настолько быстро меняется, что вы при всем своем желании не сможете заменить вышедшую из строя деталь на точно такую же по характеристикам. В подавляющем большинстве случаев она уже будет в чем-то более функциональна.
На заметку. В каком порядке оформлять документы на ремонт компьютера
1. Чтобы обосновать расходы на ремонт, системный администратор или другой специалист, отвечающий за техническое состояние компьютеров в вашей компании, должен оформить акт осмотра компьютера или его комплектующих и зафиксировать в нем выявленные недостатки.
2. На основании этого акта технический специалист оформляет дефектную ведомость, где указывает, какие элементы нужно заменить, чтобы привести компьютер в рабочее состояние. Исходя из дефектной ведомости составляется смета расходов на ремонт.
3. Руководитель издает приказ о проведении ремонта и утверждает смету расходов.
"Упрощенка", 2013, N 3